基幹システムとは？メリットと種類・機能・ERPとの違いをわかりやすく解説

基幹システムとは

基幹システムとは、わかりやすく説明すると、企業における主要な業務、すなわち基幹業務を効率良く処理するシステムのことです。主なシステムとしては以下のようなものがあります。

• 販売管理システム
• 営業管理システム
• 経理システム
• 在庫管理システム など

個別で見るとわかるとおり、何かしらの基幹システムを既に導入している企業は少なくないでしょう。また、基幹システムは重要な業務の数だけ存在するため上記以外にも種類があります。

それぞれを連携させることで、さらに効率化が図れるなど利用方法もさまざまで、企業によっては負担の大きい業務に絞って複数のシステムを導入しているケースもあります。

ERPシステムとの違い

ERPシステムとは、企業における資本（人・モノ・金・情報）を効率よく管理するシステムのことです。簡単に言うと、企業内の業務や情報を一つのシステムで一元管理できるようになるシステムのことで、さまざまな業務を包括的に処理できるシステムとして知られています。ERPシステムと基幹システムは以下のようなイメージで構成されています。

基幹システムの全てがERPシステム内に組み込まれているわけでは無く、多くのケースでは必要に応じて基幹システムのような機能が複数組み込まれます。一連の業務プロセスに合わせて必用な機能を組み込み、その結果、業務全体を効率よく処理できるように作られたのがERPシステムと言えるでしょう。

業務システムとの違い

業務システムとは、基幹業務よりももっと細部の業務に対して効率化を図るシステムのことです。業務システムは、導入することでいくつかの作業を効率化できるメリットがありますが、それ自体が停止したからといって大きな影響が出にくいものとなります。

逆に基幹システムの場合は、万が一止まってしまうと受発注の滞りや、営業活動の停止などに繋がることも考えられます。上記のようなケースだと、企業の経営自体に影響を及ぼす可能性が高いです。

つまり、基幹システムと業務システムの違いは「必要不可欠な業務に対するシステムかどうか」という点です。

基幹システムの特徴・メリット

続いては、基幹システムを導入するメリットについて解説します。

【基幹システムのメリット】

• 業務の効率化
• 業務フローの標準化
• 生産性の向上

基幹システムは「企業における重要な業務（基幹業務）を効率化するシステム」であるため、基幹業務が効率化することで得られる効果がメリットになります。基幹業務が効率化すれば、ムダな業務は削減され、生産性の向上が期待できるでしょう。

また、システムを導入すれば属人化の解消に繋がるとともに、業務フローの最適化・標準化にも繋がります。

業務の効率化

基幹システムを導入することで、手作業で処理していた業務などを効率よく処理できるようになります。例えば、給与計算システムを導入すれば、毎月の給与を計算するうえで必要となる時給や控除額を踏まえた計算を効率化することが可能です。もし、給与計算システムが無ければ、時給や出勤時間、さまざまな控除額を経理部の担当者が1つずつ計算して算出しなければならないでしょう。

タイムカードが打ち込まれてから給与額の算出まで完全に自動で処理することは難しいですが、システムとタイムカードを連携すれば最小限の手間で給与計算ができます。

以上のように、既存の重要な業務を効率よく処理できるようにするのが基幹システムです。

業務フローの標準化

基幹システムを導入すれば、業務の処理する順番や管理の方法がシステム内で統一されるため、業務フローの標準化に繋がります。もしシステムが無い場合、業務フローにおける仕組みがある程度構築されていたとしても、それが完全に順守されるかはわかりません。ですが、基幹システムを利用すれば、一連の業務フローをシステム内で完結できるケースが多くなるため、イレギュラーな処理が発生しにくくなります。

システムの導入は結果として、属人化した業務を解消することにも繋がります。これにより業務フローの標準化が実現し、基幹業務の処理でミスが発生しにくくなるでしょう。

生産性の向上

どんなシステムにも言えることではありますが、効率化を促進するシステムを導入すれば無駄な作業や工程を削減できます。削減した時間を別の工程や利益に繋がる業務に割り振ることができれば、生産性の向上に繋げられるでしょう。

また、システムを導入して業務を可視化することや、システム内に蓄積したデータを分析して新たな施策を検討することも可能です。例えば、財務管理システムの場合、システムによっては過去の財務状況などを踏まえた分析結果を出すことができるものもあります。

このような機能を活用すれば、今後の経営方針を決める際にも役立ち、さらなる売り上げの向上にも繋げられるはずです。

基幹システムの機能・分類

主に、基幹システムの種類・分類は以下の表のようになります。

どれも企業の根幹をなす業務を効率よく処理するためのシステムとなっており、いくつかのシステムが複合しているものもあります。例えば、販売管理システムの中に、受注管理に関する機能が組み込まれているケースなどが挙げられます。

クラウドとオンプレミスの基幹システム

基幹システムには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。クラウド型はクラウド上にシステムを構築するタイプで、オンプレミス型は自社のサーバー内にシステムを構築するタイプになります。どちらのシステムを採用すべきかは、自社の業務内容や予算との兼ね合いになるため、それぞれの詳細を知ったうえで決めなければいけません。

クラウド型の基幹システム

クラウド型の基幹システムは、クラウド上にシステムを構築するタイプのシステムです。構築するといっても、既に提供元が構築したシステムを利用するケースがほとんどで、ゼロから作り上げるといったことはありません。そのため、すでに構築されたシステムが自社にマッチするかどうかを判断したうえで導入を検討するのが一般的です。

なお、クラウド型のメリットは法改正等の変化に強い点とコストを抑えやすい点にあります。

クラウド型だと法改正等があった場合、それに合わせて提供元が迅速にアップデートしてくれるケースが多く、アップデートが入ったとしてもそれ自体に追加で費用が掛かることは基本的にありません。一方でオンプレミス型だと、メーカーを呼んで修正を依頼しなければならず、依頼した場合にはそれなりの費用が掛かるケースが多いです。

また、クラウド型の場合はオンプレミス型と比べると導入コストを抑えやすい傾向にあります。大体が月額制での提供になるため、いきなり何百万円といった導入コストがかかることはあまりないでしょう。

オンプレミス型の基幹システム

オンプレミス型の基幹システムは、自社サーバー内にシステムをインストールして利用するタイプの基幹システムです。クラウド型と異なりインターネットを利用しないため、自社のサーバー内に接続できる環境でないと利用できません。そのため、インターネットを経由したウイルスなどからの攻撃に対する心配はなく、セキュリティ面ではクラウド型よりも優秀です。

また、オンプレミス型はカスタマイズの自由度が高く、自社の業務体制に合わせてシステムを構築できます。独自の業務プロセスを組んでいる場合でも、プロセス内にシステムを組み込みやすいため導入しやすいです。

基幹システムの機能

基幹システムが持つ機能は管理に関するものがほとんどです。また、財務会計システムの場合は財務状況を分析する機能などもあり、効率化だけでなく既存のデータを活かして生産性の向上を図ることもできます。

また、それぞれのシステムに携わる機能は重複するものもあります。そのため、場合によっては1つのシステムで課題となる業務を全てカバーできるケースもあるでしょう。

販売管理

販売管理の機能は、主に見積書の作成から販売・出荷した製品の管理までの一連の流れを管理する機能です。具体的には、製品をいくらの価格で、いつ、どこに販売したかなどを管理し、管理することによってお金の流れが分かりやすくなります。販売管理における具体的な機能は以下のとおりです。

販売管理における機能は、大きく分けると3つに分類することができ、販売管理機能と在庫管理機能と購買管理機能の3種類があります。書類の発行管理や製品の流れを細かく管理する機能が搭載されており、販売管理における機能の業務範囲は広いです。

受注管理

受注管理とは、自社で取り扱う製品の注文を受けた際に必要となる業務を管理することです。受注管理の機能では、注文を受けた際に「過去に注文を受けたことがあるか」「在庫品があるか」「いつに製品を出荷するか」などを管理します。具体的な機能は以下のとおりです。

• 受注情報の登録・管理
• 受注ステータスの管理
• 在庫の確認・調整
• 出荷指示の作成
• 請求書発行

受注管理に関わる機能は販売管理と重複する部分も多いため、ともに連携して利用するケースが多いです。例えば、製品の注文が入ったら受注管理の機能で詳細を管理し、受注内容をもとに在庫状況の確認や出荷処理といった管理は販売管理機能で対応します。

生産管理

生産管理とは、生産計画に基づいて各業務の進捗等を管理することです。生産管理の機能では、製品の製造等が問題なく進行しているか、利益を生み出せる生産体制になっているか、などを管理できます。具体的な機能は以下のとおりです。

• 生産計画の管理
• 調達計画の管理
• 進捗管理
• 原価管理
• 品質管理

生産計画の管理を中心に、各工程の進捗管理や製品の品質管理（主に不良率等の管理）、利益が出せているかといった原価管理ができる機能が搭載されています。生産管理は他の機能と連携することが多く、特に在庫管理や販売管理、受注管理などの機能と連携することで各工程の進捗などを管理します。

在庫管理

在庫管理とは、在庫状況を正確に把握して数量等の管理をすることです。例えば、特定の製品の在庫を管理している際に、過去の受注状況から推測して在庫数が過不足ないように数量の調整をしたりします。在庫管理における具体的な機能は以下のとおりです。

• 在庫登録
• 入庫管理
• 出庫管理
• 棚卸管理
• 在庫分析

これらの機能を活用することで、在庫数を正確に把握し、適正な数量で在庫を維持します。そのため、生産管理と連携して活用されることが多く、在庫の状況を踏まえた上で生産計画の作成や部品・原料の発注を実施します。

勤怠管理

勤怠管理とは、出退勤や遅刻欠席、有給休暇などの労働状況を管理することです。勤怠管理をすることで、後述する人事給与管理で利用するデータを蓄積できます。残業や休日出勤などの管理も正確に行なうため、割増賃金の管理も勤怠管理にて一括で管理できます。勤怠管理における具体的な機能は以下のとおりです。

• 打刻機能
• 勤務状況の確認
• アラート機能
• 残業・有給申請
• 勤怠時間修正

打刻管理機能が勤怠管理における基本機能となっており、それに付随して「勤務状況の確認」や「残業・有給申請」などの機能が搭載されています。

また、勤怠管理とあわせて「就業管理」もシステムによっては対応できるものがあります。就業管理は、各従業員の労働の負担割合が不均衡になっていないかを管理する業務で、勤怠管理とあわせることでなるべく偏りのない負担状況に改善しやすくなるでしょう。

人事給与管理

人事給与管理とは、従業員の情報や給与を管理することです。前項の勤怠管理と連携して利用されることの多い機能で、勤怠管理で管理する出退勤のデータを参考に給与を算出したりします。具体的な機能は以下のとおりです。

• 人事情報管理
• 人事評価・異動管理
• 給与計算

人事情報管理、人事評価・異動管理といった管理業務は、人事管理に該当します。人事管理で管理する情報には組織構造や従業員のパフォーマンスに対する評価などが記録・管理されており、その内容をベースに人材評価等を行ないます。

また、各従業員の給与に関する情報も管理されているため、そのデータを利用することで勤怠管理のデータとあわせて給与を算出します。勤怠管理の機能と連携しておくことで、毎月自動で給与算出が可能です。

財務会計管理

財務会計管理とは、社外向けの財務情報を管理することです。具体的には、投資家や税務署に向けた財務状況のデータ等を管理します。財務会計管理における機能は以下のとおりです。

• 仕訳入力機能
• 伝票入力機能
• 帳簿作成機能
• 決算書作成機能
• 財務状況分析機能

基本的には入力機能が多く、入力した内容をもとに決算書を自動で作成する機能等が搭載されています。システムによっては、税務署にそのまま提出できるようなフォーマットが既に組み込まれており、入力した内容をベースに自動で決算書や損益計算書などの帳票を作成できます。

基幹システム導入の流れ

基幹システムは企業における重要な業務を管理するため、計画もなしに導入することは推奨できません。仮に計画もなしに導入してしまえば、スムーズな導入・運用を実現することは難しいです。そのため、以下の基幹システム導入の流れに沿って導入計画を立てることを推奨します。

【基幹システム導入の流れ】

1. 導入目的を明確化
2. 導入するシステムを選定
3. 運用開始
4. 効果確認・改善

最も重要なのは導入目的の明確化です。目的が明確になっていないと、自社に最適なシステム選びができないだけでなく、目的にあわせた運用ルールの作成等もできません。

導入目的を明確化

基幹システムは企業における重要な業務を管理するシステムであり、その効果を最大限に高めるためには導入目的の明確化が必要不可欠です。例えば、「○○の業務の管理が非効率であるため改善したい」「既存のシステムが老朽化しているため、新システムを導入しつつも他のシステムとの連携も深めたい」のように、目的が明確化していれば導入するERPシステムの種類も選びやすくなります。

仮に目的が明確になっていなければ、必要とする機能が搭載されていないシステムを導入してしまう可能性もあるでしょう。

導入するシステムを選定

目的が明確になったら、その目的を達成するために必要な機能を選定していきます。導入するシステムはいくつか候補となるものを探し、それぞれ比較検討して最適なものを選びましょう。また、比較する際は以下の点を意識するとコストや機能の観点から最適なものを選べる可能性が高まります。

【システムを選定する際のポイント】

• 機能
• コスト
• 提供タイプ（クラウド型orオンプレミス型）
• 操作性
• 実績

ポイントは優先すべき順番で並べています。システムを導入するうえで、どんな機能が搭載されているかは必ず意識して選ばなければいけません。また、必要な機能が搭載されているシステムが複数ある場合には、コストが抑えられるかを意識することで、負担を最小限にシステムを導入できるでしょう。

運用開始

導入システムが決まったら、提供元との打ち合わせを経て運用を開始します。運用に携わる従業員が多い場合には小規模でもプロジェクトチームを結成して、チームを中心に運用していくのも一つの方法です。

また、運用を開始するにあたって運用ルールを作っておくことも推奨します。例えば、「○○の業務が完了した後は必ずシステムへ入力作業を行なう」などのようにルールを作ることで、誰でも利用できる環境を構築できます。

仮にルールが作成されていなければ、独自の方法でシステムを操作する人が発生するなどの問題が発生する可能性があるでしょう。独自の方法でシステムを操作する人が発生すると、業務自体が属人化する可能性が高くなるため、システムによる効率化の効果が減少してしまいます。

効果確認・改善

運用を開始したら定期的に効果確認と改善を行なっていきます。改善作業においてはクラウド型とオンプレミス型で若干内容が異なります

例えば、クラウド型の場合はシステム自体をカスタマイズすることが難しいため、社内の運用体制や業務プロセスの改善が必要になるでしょう。一方でオンプレミス型の場合はカスタマイズがしやすいため、社内体制を変えずにシステムを修正することで改善が見込めるでしょう。

基幹システムの導入事例

基幹システムの導入事例をご紹介します。導入事例を把握することで、実際に自社に基幹システムを導入するとどのような効果が得られるかをイメージしやすくなります。

• 食品卸商社 A社様
• 半導体関連商社 B社様
• 製造業 C社様

それぞれの事例をご紹介します。

食品卸商社 A社様

食品卸商社A社様では、本社・支社・関係会社毎の個別システムであったため、以下のような課題がありました。

既存のシステムでは、独自の環境を構築していましたが、結果的に、維持・管理が困難、グループ全体で利用するのに適していない、そもそもシステムを効率よく活用できていない、といった問題が発生していました。

しかし、基幹システムを導入することで以下のような効果が得られました。

• コスト削減
  ・分散していたシステムの集約による費用削減
  ・在庫の共有化による削減
  ・システム運用/保守コスト
  ・事務要員の抑制
  ・システム拡張、変更のコストが大幅に減
• 統合データベースとリアルタイム処理による業務運用の一貫性が保障され、業務処理効率が大きく向上
• 支店、グループ会社ごとの採算とグループ全体の採算が早期に把握できる（決算短縮）
• 業務が標準化され、属人性が排除された
• 情報活用の幅が拡がった（トップ、管理者、現場ごとの活用）
• インターネット環境のみで利用できるメリットの享受（モバイル環境での利用、利用範囲の拡大　など）

既存のシステムで対応していた業務を最適化し、過度な負担を削減、そして、さらなる効率化の達成によって既存情報の活用範囲の拡大にも成功しました。

半導体関連商社 B社様

半導体関連商社B社様では、以下のような問題がありました。

• 企業合併によるシステム統合（販売系、財務系）
• 営業生産性の向上
• 営業の事務作業の効率を上げ、セールス活動の時間への展開
• セールス活動における顧客情報の共有化、リアルタイム分析の実現
• 仕入（発注）の自動化による人員の有効シフト
• 経営環境の変化に対応できる柔軟かつ拡張性のあるシステム構築
• 月次決算→日次決算
• 全社一括損益管理→部門別損益管理等の実現

合併によって別々のシステムが同一企業内に混在する形となってしまい、その結果、企業内の業務内容等の情報を把握するのが難しくなってしまったようです。また、単純に庶務的業務にかかる時間が多いという課題点もあり、業務全体の効率化を必要としている側面もありました。

新しい基幹システムを導入したことで、全てのシステムを統括することが実現し、全社業務の把握が容易となりました。さらにさまざまな機能により、庶務的な業務の効率化が図れて、営業活動に使える時間の生み出しにも成功しています。

B社様は営業活動が最も重要な業務となっており、そこに時間を割けない従来までの状態は致命的なものでした。しかし、システムを導入することでそれらは解決し、時間を有効に使うことが実現しています。

製造業 C社様

製造業C社様では、システムを導入する以前に以下のような問題がありました。

• 現行のシステムが古く、プログラムメンテナンス人材の確保が困難
• システム改善要求に対応できない
• 内部統制に有効な機能が不足している
• マスターコード体系が複雑化
• システム拡張性に欠如

このような課題をもつ既存の基幹システムを新しい基幹システムに置き換えた事例で、置き換えることで下記のような効果を狙っていました。

• 既存業務プロセス見直しのための業務改善を実現
• 業務の効率化・迅速化を実現
• 戦略立案に資する各種管理分析機能の強化
• 事業環境・戦略変化への柔軟性対応

実際に導入すると、社内の仕組みが統一されて業務改善を実現、月次決算処理の迅速化の実現、といった効果が得られています。また、拡張性の高いシステムを導入したこともあり、自社にマッチした機能を組み込んで最適化している点も刷新によって得られた効果の一つです。

レガシーシステムの老朽化問題

レガシーシステムとは、現在も使用されているが、最新の技術や仕様に対応していないシステムのことです。主に以下の特徴があります。

• 古い技術や仕様で構築されている
• 保守や運用に手間がかかる
• セキュリティの脆弱性がある
• 拡張や改修が難しい

事例の「製造業C様」でも同様の内容がありましたが、システムが古すぎるがゆえに最新の技術と組み合わせられないといった問題が「レガシーシステムの老朽化問題」です。レガシーシステムの老朽化への対策は、上からプログラムを書き直して機能を拡張するか、システムの刷新しか方法がありません。

実際に事例でご紹介したように、製造業C様ではシステムを刷新することで既存の古いシステムの問題点を全て解決しておられます。

ただ、システムの刷新は費用がかかることを恐れ、一歩を踏み出せない方も多いかと思います。システムによってはクラウドタイプの導入コストが抑えられるシステムや、基幹システムを複合したERPシステムのような効率よく業務を集約できるシステムもあるため、ぜひ一度最新のシステムについてもチェックしてみてください。

ERPシステムについては以下のページでも詳しく解説しています。既存の基幹システムを差しんするならERPシステムもおすすめですので、参考にしてみてください。

中堅企業向けERPソリューション『Hybrish』

システムを刷新したい方におすすめのソリューションとして、ここでは中堅企業向けERPソリューション『Hybrish』をご紹介します。既存のシステムに不満がある方や、システムの刷新を検討している方はぜひ参考にしてみてください。

『Hybrish』はBIPROGYが開発した、中堅企業向けERPソリューションパッケージです。ベースには財務会計と管理会計があり、販売、生産管理等さまざまな業務に対応できるのが特徴になります。

『Hybrish』は基本モジュールと拡張モジュールを組み合わせて自社にマッチしたシステムを構築できる強みがあり、幅広いユーザに利用してもらいやすい作りになっています。

また、利用においては「ライセンス基本モデル（5ユーザ）＋追加ユーザライセンス」というライセンス体系を採用しており、ユーザ数の範囲内であれば自由に追加コスト無しで利用できるため、グループ会社全体でシステムを刷新したい場合にも最適です。

ライセンス基本モデルは以下の３種類のモデルがあるため、自社の形態に合わせて最適化できます。

基幹システムの導入を検討している方、既存のシステムを刷新したいと考えている方はぜひ『Hybrish』の導入を検討してみてください。

まとめ

基幹システムとは、企業における主要な業務、すなわち基幹業務を効率良く処理するシステムのことです。基幹業務には、主に以下のようなものがあります。

• 生産管理
• 販売管理
• 購買管理
• 勤怠管理
• 人事・労務管理
• 財務管理 など

企業にとって必要不可欠な業務のことを基幹業務と言います。これらを効率よく処理できるようなシステムのことを基幹システムと呼ぶので覚えておきましょう。

最近はさまざまな基幹システムを複合したERPシステムというものも開発されており、基幹業務を効率化する画期的なシステムも多く販売されています。ERPシステムが絶対におすすめというわけではありません。

自社に最適なシステムを導入することで高い効果が得られるため、必要に応じて自社にマッチしたシステムを選んで導入を検討してみてください。